Règlement de location de salles de conférence, de réunion et des espaces d'exposition de la Maison Internationale des Associations

1 PRÉAMBULE

La Maison internationale des association (MIA) est gérée par la Fondation pour l’expression associative (la FEA) qui assure son fonctionnement interne et sa représentation externe.

2 LOCATIONS

2.1 Toute organisation qui souhaite louer une salle (conférence, réunion, exposition) doit remplir le formulaire adéquat.
2.2 Toute demande doit spécifier: le nom de l’organisation et ses buts, la (les) date(s) ainsi que le nom des membres de son Comité directeur et le genre d’activités.
2.3. La Direction se réserve le droit de refuser toute location sans justifier les motifs.

3 GENRE D’ACTIVITÉS

3.1 Les activités déployées ou les buts de l’organisation responsable ne sauraient contrevenir aux droits humains ou être contraires aux bonnes moeurs ou à la loi.
3.2 La location d’une salle implique de respecter les activités de la MIA, en particulier en ce qui concerne le bruit ou toute autre forme de gêne occasionnée par la location des salles.
L’activité d’une salle louée par le locataire doit se cantonner dans la salle louée et éviter autant que possible de se déplacer dans les couloirs. Les enfants doivent être surveillés et ne pas courir dans les couloirs.
3.3 Il est formellement interdit de préparer de la nourriture et de cuisiner dans les salles de conférence, de réunion et les espaces d’exposition.
3.4 Le non-respect du règlement entraîne un 1er avertissement formel et, en cas de récidive, l’exclusion de futures locations.
3.5 Les espaces d’expositions sont loués sous la responsabilité de l’exposant.

4 TARIFS DE LOCATION

4.1 Les tarifs de location sont arrêtés par la FEA. Ils sont affichés sur le site internet de la MIA et fixés dans la confirmation de location.
4.2 Les association locataires qui ont un bureau à la MIA bénéficient d’un tarif préférentiel. Il est interdit de transférer ce tarif à d’autres associations. Les locataires de caves ou de boîtes à lettres ne sont pas considérés comme locataires ayant droit au tarif spécial.
4.3 Le paiement de la location se fait au moment de la réservation. Une caution est demandée pour garantir que le la salle et le matériel sont rendus en bon état.

5 RESTRICTION, SUSPENSION OU ANNULATION DE LOCATION

5.1 La FEA peut annuler toute location dans un délai de quinze jours après signature et remboursera le montant de la location. Toute indemnisation et recours sont exclus.
5.2 En cas de force majeur, la FEA peut annuler toute réservation jusqu’au jour même. Elle en avisera immédiatement le bénéficiaire et remboursera le montant de la location. Toute indemnisation est exclue.
5.3 La FEA se réserve le droit de restreindre ou d’annuler toute location si le bénéficiaire transgresse l’une ou l’autre des clauses du présent Règlement. Elle en avisera immédiatement le bénéficiaire. Le montant de la réservation sera remboursé. Toute indemnisation est exclue.
5.4 Le bénéficiaire peut annuler sa réservation sans frais au plus tard :
8 jours ouvrables avant le jour de la location pour les petites salles, 15 jours pour les salles moyennes et 40 jours pour les grandes (Gandhi et Carson). L’annulation doit se faire par écrit à l’adresse reservation@mia-ge.ch ou par courrier postal. Passés ces délais d’annulation, le montant total de la location sera facturé.

6 CLEFS

6.1 Le bénéficiaire doit retirer la clef de la salle auprès de la réception durant les heures d’ouverture de la réception.
6.2 La restitution des clefs sera facturée CHF 10.- pour chaque jour de retard.

7 ÉTAT DES LIEUX – NETTOYAGE

7.1 Le bénéficiaire devra signaler à la direction toute anomalie constatée avant l’utilisation d’une salle. Après l’utilisation, il devra restituer la salle telle qu’elle était avant l’utilisation.
7.2 Les éventuels frais de nettoyage dus à l’occupation de la salle sont à la charge du bénéficiaire. Le tri des déchets est obligatoire.
7.3 Les locataires des salles sont responsables d’emporter leurs déchets. Dans le cas contraire, la Direction se réserve le droit de facturer le prix.

8 ACCIDENTS, VOLS, DÉGÂTS ET ASSURANCES

8.1 La FEA décline toute responsabilité en cas d’accident, de vols, de dégâts d’objets et de matériel propriété du bénéficiaire ou de tiers.
8.2 Le bénéficiaire répond des dégâts causés aux locaux loués, ainsi qu’au matériel fixe ou mobile. Il est tenu d’annoncer immédiatement à la Direction les éventuelles déprédations. Il s’engage à payer les frais de réparation.
8.3 Pour toute location des deux grandes salles, une assurance RC est obligatoire.

9 OBLIGATIONS

9.1 Le bénéficiaire peut placer les tables et les chaises dans la salle louée selon ses besoins, mais est tenu de les remettre à leur emplacement originel après utilisation.
9.2 Le bénéficiaire désirant installer des tables et des chaises supplémentaires doit les solliciter auprès de la Direction. Il les mettra lui-même en place, puis les rangera dans la réserve après utilisation. Cette règle est également valable pour l’utilisation de surfaces dans le hall de la MIA.
9.3 Le bénéficiaire s’engage à ne pas transférer l’autorisation qui pourra lui être accordée, ni la partager avec d’autres organisations, sauf préavis favorable de la Direction. Il signera seul et en son nom propre le texte des annonces, communiqués, tracts, convocations, etc.

10 SÉCURITÉ

10.1 La Direction a toute compétence pour assurer la sécurité des salles de conférence, de réunion et des espaces d’exposition.
10.2 Le bénéficiaire d’une location doit se conformer aux règles de sécurité et de salubrité en vigueur à la MIA et se soumettre aux consignes de sécurité de la Direction.
10.3 Les consignes de sécurité sont affichées à la réception.
10.4 La MIA est un espace non fumeur.
10.5 Les bénéficiaires peuvent installer du matériel informatique.
10.6. Il est absolument interdit de modifier les installations électriques, de rajouter des radiateurs électriques fixes ou mobiles, d’introduire dans le bâtiment des appareils à gaz ou des produits inflammables ou dangereux.
10.7 Si une manifestation est susceptible de représenter un danger d’incendie, le bénéficiaire a l’obligation d’assurer, à ses frais, la présence d’un pompier de service.

11 DISPOSITIONS FINALES

11.8 La FEA est seule habilitée à régler les questions de détails ainsi que les cas non prévus par le présent règlement. La Direction veille à l’application du Règlement.
11.9 Le présent Règlement est accepté par tout bénéficiaire d’une salle de conférence, de réunion ou d’un espace d’exposition à la MIA.

Adopté par le Bureau de la FEA
8 mars 2018